Eiku otetaas alusta www.komissaari.fi

Työasemien ja palvelimien ylläpito, varmuuskopioinnit ja softalisenssit ovat pienyrityksille varsin tuskainen ja työläs hallittava. Kun syksyllä 2008 aloitin yksityisen konsulttitoimen päivätyöni rinnalle, oli yhtenä pakollisena lähtökohtana laskuttamattoman työn minimoiminen.

Sivutoimena hoidetussa työssä aikaa on erittäin rajallisesti, joten sitä on kohdeltava kaikkein kalleimpana resurssina.

Haasteena on se, että vaikka uhrattu vapaa-aika tulisi käytettää aina mahdollisimman suuren tuottavuuden tehtäviin, ei laadun ja toimitusaikojen voi antaa lipsua. Netti tarjoaa onneksi pienyrittäjälle loistavia apuvälineitä bisneksen optimointiin. Mainitsin syksyllä millaisia välineitä itse otin käyttöön, ja nyt kun yritys on pyörinyt puoli vuotta, on työkalupakkini käynyt läpi ensimmäisen evoluutiokierroksensa.

Käytän bisneksen apuna kahdenlaisia palveluita:
1# Pilvessä ja Saas:na pyöriviä palvelimia ja sovelluksia
2# Ulkopuolista työvoimaa, eli outsourcingia

Käsittelen tässä postauksessa ensimmäistä kohtaa, eli pilvessä ajettavia palvelimia ja sovelluksia. Outsourcing-konseptia lähestyn jossakin myöhemmässä postauksessa.

Jos pilveily tai Saas ovat outoja käsitteitä, lukaiskaa pikaisesti tämä Kent Langleyn loistava postaus.

Softapuolella yksinkertaisin ja eniten käyttöaikaa saava saas-sovellukseni on Gmail, josta olen hankkinut käyttööni yrityslisenssin. 25 gigatavun tilan lisäksi käytössäni on mainosvapaa sisältö, mutta jos jaksaisin katsella hillittyjä mainoksia (en vain halua) riittäisi minullekin varmasti perusversio.

Olen liittänyt Gmailin osaksi domainiani, joten kaikki sähköpostinkäsittely yrityksessäni on ulkoistettu Googlelle. Joku asiaa tarkemmin tuntematon näkee tämän varmasti tietoturvariskinä, mutta tosiasia on, että omaa sähköpostipalvelinta pitämällä en voita tietoturvassa yhtään mitään (eliminoin ainoastaan mahdollisuuden, että Google lukee postini), mutta joudun ottamaan huolekseni valtavan paljon ylimääräistä tuottamatonta työtä.

Kahdenväliseen luottamukselliseen viestintään minulla on tietoturvaltaan huomattavasti järeämmät välineet kuin sähköposti.

GMailin edut ovat sen sijaan moninaiset, mainitsen viisi omasta mielestäni parasta pointtia:
1# Ylivoimainen roskapostifiltteri
2# Ylivoimainen hakukone
3# Automaattinen virusturva
4# Kalenteri
5# Pikaviestin kuvalla ja äänellä

Gmail toimii samalla ryhmätyöohjelmiston runkona, sillä samalla käyttäjätunnuksella saa käyttöönsä omasta mielestäni markkinoiden parhaat ja helppokäyttöisimmät toimistotyökalut. Miksi käyttäisin kuukausia Sharepoint-projektin läpiviemiseen kun Googlen “office suite” toimittaa saman asian kymmenen minuutin tutustumisella?

Loppuun pari vinkkiä: Eräs gmailin parhaista ominaisuuksista on ns. “canned responses”, eli valmiiksi kirjoitetut viestirungot. Käytän näitä esimerkiksi faq-viesteihin erilaisiin tiedusteluihin vastatessani ja manuaalisesti täydennettynä vakiomuotoisten sanomien lähettelyyn (esim. työtilaus tai tarjous). Toinen hyvä ominaisuus on viestin siirto tasks-listalle, jota käytän itse kertomaan mihin viesteihin minun pitää vastata, en juurikaan varsinaiseen tehtävänhallintaan (kerron gtd-menetelmistäni joskus lisää).

Toimisto-ohjelmiston virkaa yrityksessäni toimittaa Google Docs. Jo ilman Gmailin premium-lisenssiäkin käytössäni olisi erinomaiset ryhmätyömahdollisuudet omaava paketti, joka vapauttaa minut käyttämään asiakirjojani miltä tahansa verkkoon kytketyltä koneelta. Näin minulle ei koskaan satu tilannetta, että tärkeä asiakirja on jäänyt toimistolle tai joutunut vääriin käsiin kadonneen muistitikun mukana. Dokumenttien jako-ominaisuudella onnistuu vaikkapa ryhmätyö valtameren toisella puolella toimivien yhteistyökumppanien kanssa.

Google Docs osaa konvertoida useimmat toimisto-ohjelmien tiedostotyypit omaan muotoonsa ja tukee myös dokkarien exporttaamista Microsoft Office yhteensopivassa muodossa. Ominaisuudet ovat riittävät vaativaankin käyttöön.

Olen myös tallettanut pdf:na hankkimiani E-kirjoja repositoryyn, jolloin ne ovat käytössäni kaikkialla. Ohjelmisto sisältää pdf-previewerin, mutta se on toistaiseksi kovin kevyt, eivätkä esimerkiksi sisällysluettelojen linkit toimi. Pdf:t voi kuitenkin aina ladata paikalliselle koneelle tarkempaa väijymistä varten.

Vaikka yleensä käytän Google Docsia suoraan online-tilassa, kotona pöytäkoneellani paketti pyörii myös offline-tilassa Google Gearsin avulla. Satunnainen yhteyskatkos ei siis automaattisesti haittaa työntekoa.

Käytän Googlelta vielä myös sähköpostin yhteydessä mainitsemaani kalenterisovellusta, jossa premium-versiossa lisäominaisuutena ovat lisäiltävät resurssit kuten neuvotteluhuoneet ja projektorit (lisätään “Manage this domain”-osion kautta). Kalenteri on myös mahdollista julkaista verkossa dokumenttien tapaan, jolloin yhteistyökumppanit tietävät milloin ei kannata soittaa. Kalenteri synkronoituu luonnollisesti puhelimeni ja iPodini kanssa.

Yleiskäyttöisenä muistiinpanosovelluksena käytän Evernotea. Kyseessä on työkoneelle asennettava ohjelma ja/tai selainplugin, jonka avulla voi napata talteen melkein minkä tahansa formaatin informaatiota. Muistiinpanoja ja klippejä voi lähettää palvelimelle myös sähköpostitse, jos ei ole mahdollisuutta asentaa clienttia tai käyttää muistitikulta käynnistettävää versiota.

Kaikki talletettu tieto viedään verkossa sijaitsevalle palvelimelle ja se on käytössä kaikilta nettiliitynnän omaavilta laitteilta (en ole löytänyt vielä laitetta, joka ei osaisi sisältöä näyttää). Kaikki sisältö on indeksoitu, joten sen haut kohdistuvat labelien lisäksi myös sisältötekstiin. Eräs indeksoinnin vaikuttavimmista ominaisuuksista on tekstisisällön riipiminen valokuvista: Napsautat vain kännykkäkameralla kuvan lukemastasi lehtiartikkelista ja löydät sen sisältöhaulla myöhemmin muistiinpanoistasi! Erittäin kewl.

Evernotea voi käyttää maksuttomana 40 megatavuun asti (sisään menevä data) / kuukausi, joka on yllättävän suuri tila, ellei sitten katso aiheelliseksi tallettaa tililleen valtavankokoisia valokuvia. Premium lisenssiin siirtyminen paitsi kasvattaa quotaa 500 megaan, myös tuo yritysten kannalta tärkeitä ominaisuuksia (esim. ssl-kryptaamisen). Hinta on joitakin kymmeniä taaloja vuodessa.

Pilvessä toimivista palvelinympäristöistä mainitsen kaksi eri tyyppistä palvelua:

1# Mosso:  Perinteinen virtuaalipalvelin pilvessä

Mosso-palvelimen luominen oli yksinkertaista parametriliukujen säätöä, jonka jälkeen nappia painamalla palvelin on käyttövalmis. Ssh-tunnukset ja muu tarvittava tauhka pölähtää hetken päästä sähköpostiin ja lystistä maksetaan luottokortilla. Perustason lamp-serverille kertyy hintaa käytöstä riippuen kympistä kahteen kuukaudessa. Halvalla lähtee, herra Ankka, kun ottaa huomioon että laitteistoylläpito ja varmistukset ovat käytännössä automaattisia.

2# Heroku: Ruby-on-Rails -spesifinen kehitys/hosting-ympäristö pilvessä

Heroku on erittäin tarkkaan vakioitu virtuaalipalvelin, joka on tehty vain ja ainoastaan Ruby-on-Rails palveluiden ajamiseen. Minulla ei ole valitettavasti kokemusta palvelun käytöstä tuotantoympäristössä, sillä ensimmäinen virallinen Rails-projektini on vielä myymättä (mainos: uuden teknologian pilotti -25% hintaan). Sen sijaan Herokugarden-kehitintä (aiemmin pelkkä Heroku) olen käyttänyt Rails-arkkitehtuuriin tutustumisessa jo pitkälti yli vuoden ajan.

Herokussa hinnoittelu tapahtuu laskentayksiköiden ja “dynojen” perusteella. Dynolla tarkoitetaan yhtä palvelimella pyörivää prosessia, jolla palvellaan käyttäjiltä tulevia kutsuja. Kevyin Blossom-taso yhdellä prosessilla ei maksa mitään, mutta soveltuukin vain todella kevyille sovelluksille. Raskain Zilla-taso maksaa tietysti kivitalon verran joka kuukausi, mutta tehokin riittää nyt ehkä juuri Googlea lukuunottamatta vaikka millaisen palvelun pyörittämiseen.

Työkoneen varmuuskopioinneissa olen erään yhteistyökumppanin esimerkkiä seuraten siirtymässä Junglediskin käyttöön. Kyseessä on täysin automatisoitu tapa kopioida verkkoon liitetystä työasemasta kaikki haluttu data määrätyin väliajoin pilvessä sijaitsevaan säiliöön. Tiedot on kryptattu ja hinnoittelu perustuu käytettyyn tilaan ja kaistaan.

Käytännössä tavanomainen sovelluskehittäjä / suunnittelija selvinnee muutamalla eurolla kuukaudessa, videoiden ja muun elävän median kanssa työskentelevä joutuu polttamaan hiukan enemmän tuohta.

Jungle Disk ja Mosso (Rackspace) tarjoavat ratkaisuja myös pienyrityksen tiedostopalvelimeksi. Hinta on parin taalan perusmaksun lisäksi 15 us-senttiä gigatavukuukaudelta.

–

Tällä hetkellä virtuaalinen toimistoni pyörii siis tällaisilla sovelluksilla. Pitää varmaan jossakin tulevista postauksista kertoa, mitkä sovellukset ovat karsiutuneet käytöstä puolen vuoden aikana, ja mitkä ovat putoamassa vähäisen käytön vuoksi.

Aiheesta muualla:

Google apps: Googlen “office suite”
Google apps vertailu: Perusversio vs Maksullinen
Evernote: Muistiinpanoväline
Mosso: Virtuaalipalvelimia
Heroku: RoR-alusta
Herokugarden: RoR-opiskelu ja kehitysalusta
Jungle Disk: Varmuuskopiointia ja tiedostopalveluita

ps. Suomelle sattui näemmä tuskainen peli näihin pudotusotteluihin. Kuvassa Unholy Aboma esittää äänekästä protestia perseelleen menneen toisen erän jälkeen.