Eräs suosikkiaiheistamme ruokataukokeskusteluissa työkavereiden kesken ovat palaverit ja niiden tehottomuus. Käytännössä 2000-luvun toimihenkilö käyttää jopa puolet työajastaan istumalla erilaisissa ohjausryhmissä, projektipalavereissa, osastokokouksissa ja vastaavissa.Vaatii paljon istumalihaksilta ja totuus on, että suurin osa näistä on silkkaa ajahukkaa.

Missä mennään metsään?

Menneen maailman palaverikäytäntöihin kuuluu, että paikalle saavutaan 10-15 minuuttia myöhässä, lähdetään liikkeelle ilman agendaa ja ensimmäinen tunti käytetään kuulumisien vaihtoon ja juoruiluun. Palavereihin on tapana kutsua valtava määrä ylimääräistä possea, jolla osalla ei ole pienintäkään käsitystä siitä, mitä he tekevät paikalla, mutta asia kuitataan ilottomasti naurahtelemalla ja kahvittelemalla, sen sijaan että kukaan poistuisi tekemään kiireellisempiä töitä.

Itse palaverit ovat tuntikausia kestäviä hiilidioksidimyllyjä ja täynnä rönsyilevää off-topic -keskustelua, jotka päättyvät usein vasta siihen että pöytäkirjaa tekemään nakitettu sihteeri tekee kuulakärkikynällä seppukun tai puheenjohtaja kokee spontaanin itsesyttymisen.

Mitä voit tehdä hyödyntääksesi yhteisen ajan tehokkaasti?

On selvä, että yritysten vakiintuneet käytännöt eivät muutu hetkessä. Yrittänyttä ei silti laiteta, ja pienilläkin muutoksilla voidaan helposti vähentää palavereissa istumista viikkotasolla useita tunteja. Se on kaikki lisää niihin “oikeisiin töihin”.

Seuraavia käytäntöjä ei kannata kokeilla kaikkia kerralla, eikä tilanteessa jossa ne eivät ole perusteltuja.

1# Pyydä agenda etukäteen
Tämä on yksinkertaisin tae laadukkaasta ajankäytöstä. Ilman agendaa palaveria on mahdoton viedä läpi nopeasti ja tehokkaasti. Jos palaverin tarkoitus on käsitellä muuta materiaalia, pyydä se itsellesi viimeistään palaveria edeltäväksi päiväksi. Jos käsittelette auki olevia kysymyksiä, pyydä vastaukset etukäteen. Kieltäydy palavereista, joissa ei ole selkeää läpivientisuunnitelmaa tai joiden taustamateriaali “ei ole ihan vielä valmis”.

Kieltäytyminen on nykyään helppoa - klikkaat vain kalenterisovelluksessa refusea. Usein ei tarvitse edes selitellä. Jos joudut perustelemaan, vetoa kohteliaasti muihin kiireisiin.

2# Saavu mahdollisuuksien mukaan “takki päällä”
Ilmoita heti, että sinun on lähdettävä tietyn ajan kuluttua ja pidä tästä kiinni. Jos tiedät kokemuksesta, että olet menossa palaveriin jolla on taipumusta venyä, sovi itsellesi toinen tilaisuus heti sen jälkeen. Näin ei pääse syntymään kiusausta jäädä kuhnustelemaan paikallaan junnaavaan kokoukseen, jonka ainoa hedelmä on moraalinen krapula.

3# Bookkaa kalenteriisi aikaa muille hommille
Jos näyttää siltä, että varsinaiset työtehtäväsi kasaantuvat jatkuvien palaverien tai muiden keskeytysten vuoksi, avaa rohkeasti Outlook ja bookkaa itsellesi laatuaikaa suorittaa muita työtehtäviä. Kukaan ei tule paheksumaan sinua tästä. Päinvastoin, se osoittaa että tiedät koska on aika ottaa ohjat omiin käsiin.

4# Tiedustele onko osallistumisesi aivan pakollista
Mikäli havaitset joutuneesi firman kalenterispammilistalle ja istuvasi läpi mitä omituisempia megapalavereja, aloita eliminoinnit. Lähetä jokaisesta palaverikutsusta vastineeksi e-mail, jossa tiedustelet millä tavoin asiantuntemustasi tarvitaan kyseisessä palaverissa. Jos vastaus ei osoita pomminvarmasti tarpeellisuuttasi, kieltäydy kohteliaasti ja lupaa olla tavoitettavissa puhelimella mikäli sinua kuitenkin tarvitaan.

5# Poistu kesken
Jos mahdollista, varmista onko osallistumisesi tarpeen koko palaverin ajan. Ainakin asiantuntijatehtävissä työskenteleviltä saatetaan usein odottaa vain mielipidettä tai lausuntoa. Jos näin on omalla kohdallasi, valmistaudu osa-alueeseesi etukäteen, ja jos läsnäolotarpeesi päättyy kontribuutiosi jälkeen, kiitä ja poistu palaverista.

Vältä perusvirheitä:

1# Myöhästeleminen
Älä koskaan myöhästy palaverista. Tämä on tietenkin maksiimi, jota on mahdoton täyttää kokonaan. Kun myöhästyt, tee siitä numero. Pahoittele ja kerro syy. Ehkä sinulla on monta seurattavaa kalenteria ja epähuomiossa missasit yhden. Ehkä juutuit ruuhkaan tai eksyit. Ehkä sinun piti viedä lapsesi kouluun. Mahdollisuuksien mukaan ilmoita myöhästymisestäsi etukäteen kokouksen järjestäjälle, kenties palaveria voidaan siirtää myöhemmäksi.

Täsmällisyys osoittaa, että arvostat muiden aikaa. Näin omaakin aikaasi arvostetaan.

2# Off-topic keskustelu
Älä ole itse se henkilö, joka aloittaa rönsyilyn. Voi olla, että kokouksen agenda sivuaa aihetta, josta sinulla olisi hauska anekdootti tai ehkä et ole nähnyt osaa henkilöistä pitkään aikaan ja haluaisit vaihtaa kuulumisia. Tehokkaan palaverin jälkeen on AINA aikaa. Säästä epävirallisuudet sinne.

Jos palaverissa kuitenkin off-topiccia esiintyy, yritä katkaista se hienovaraisesti (itse en tätä osaa). Vältä kuitenkin epähienoja kommentteja, kuten “Kotiäiti, kaikkia ei kiinnosta!”

3# Kahvia ja pullaa
Älä tilaa lyhytkestoiseen palaveriin tarjoilua. Tämä pätee kun olet itse palaverin järjestäjä: Jos kyseessä ei ole kokopäiväinen monen tunnin sessioihin jaettu suunnittelupalaveri tai myyntipalaveri jossa on ulkopuolisia osallistujia, älä tilaa paikalle tarjoilua. Kahvinjuonti linkittyy useimpien mielissä seurusteluun ja rohkaisee jaaritteluun.

Jos tilanne vaatii kahvitarjoilun, toteuta se mahdollisuuksien mukaan eri tilassa, jolloin jutustelu jää kokoushuoneen ulkopuolelle. Toki voit pitää kokoushuoneessa aina saatavilla kahvia, teetä ja vettä, mutta älä tuo viinereitä kokouspöytään. Se on 80-lukua.

Aiheesta muualla:

43 Folders: Running more productive meetings
Web Worker Daily: 7 tips for effective meetings
Ask Men: Make meetings more efficient
Ajanhallintablogi.com: Anteeksi olen myöhässä

Voit tietysti lukea aiheesta 101 palkittua teosta tai ehdottaa tehokkuuskonsultin palkkaamista, mutta yksinkertaisimmat vinkit ovat yleensä tehokkaimpia. 20% vaivasta johtaa 80%:n tuloksista. Itse olen saanut paljon seesteisyyttä työpäiviin noudattamalla viidessä minuutissa verkosta poimimiani neuvoja ja käyttämällä arkijärkeä. Your call really.